プレゼン資料のつくり方⑧
①〜⑦のまとめ

そもそもプレゼン資料の役割とは？

プレゼン資料のつくり方①本当にプレゼン資料は必要ですか？

はじめから結論めいたお話となりますが、これからお伝えする「プレゼン資料のつくり方」に共通する基本的な考え方は、「プレゼン資料は話を補足するための補助ツールである」ということです。

「補助」である以上、無くてもプレゼンは成立するということになります。

一般的にプレゼン資料が必要とされているシチュエーションだから、資料をつくらなければならないと考え、プレゼン資料をつくること、そのものが目的化している場合が非常に多いのです。

「プレゼン資料は話を補足するための補助ツールである」という前提にたてば、文字だらけの資料というつくりにはならないはずです。

ボールと同じようにそれぞれの目的にあった資料を用意することで、相手の理解をより深めることができるようになります。

誰にプレゼンするのか？

プレゼン資料のつくり方②プレゼンする相手に5つの条件を設定

説明を補足するプレゼン資料が必要と判断してつくりはじめるにあたり、まずすべきことはプレゼンする相手の条件を5つ設定することです。

プレゼン資料づくりに慣れていない時は「誰に」を曖昧にしたまま「何を」「どうやって」という部分に意識が向きがちです。

人の意思決定は経路依存なので、過去にどのような経験をしてきたかによって、未来の選択も変ることになります。

「誰に」するかが決まれば、使える言葉が変わる。

つまり「誰に」をはじめに想定することがいかにも重要で、そのプロセスをおろそかにしてしまったがゆえに、サービスの善し悪し以前に、そもそもプレゼンの内容が伝わっていなかったという冗談にもならない事態が発生することになります。

とにかく重要なことは「誰に」を想定しながらつくることですので、ご自身でやりやすい事前条件の数をみつけていただければと思います。

つまり、一言でまとめると？

プレゼン資料のつくり方③伝えたいことを一言でまとめてみる

パワーポイントの制作サービスを行う弊社では「プレゼン資料をつくるのが苦手」というお悩みを聞く機会が多いのですが、お話をよく聴いてみるとプレゼン資料がつくれないのではなく、そもそも「プレゼンする内容が決まっていない」ということがあります。

プレゼン資料づくりがなかなか進まないという人がいま一度、確認すべきことは、伝えたい内容で悩んでいるのか、伝え方で悩んでいるのかという部分です。

それを確認する方法は、プレゼンの結論として伝えたいことを一言でまとめてみることです。

プレゼン資料をつくり始めるにあたり、まず一言でまとめるもうひとつの効果はプレゼン内容を客観視できることです。

つまり、プレゼン内容が特徴的なら、短い文でもそれを表現することは可能だということになります。

逆にどう表現しても特徴的にならないようであれば、資料をつくる前にプレゼン内容を見直す必要があるかもしれません。

相手に聞いてもらう価値がある提案なのかどうかを見極めるために、まずは一言でまとめてみることで、これまでとは違った視点で資料づくりを行っていくことができるようになります。

タイトルで全体の流れをつくる方法とは？

プレゼン資料のつくり方④すべてのスライドタイトルを決める

タイトルワーク（タイトルの付け方）は、プレゼン資料づくりにおいて、最も重要な作業になります。その理由は大きく分けて2つあります。

ひとつは資料全体の構成を決めるために必要ということです。

理由の2つめは、プレゼン相手の興味喚起を行うために必要ということです。

タイトルがどれほど重要かといえば、例えば書籍のタイトルは著者よりも編集者がつける場合が圧倒的に多いという事実からも想像しやすいかと思います。

タイトルが悪ければ手に取ってすらもらえないので。

スライドタイトルを決める3つのポイント

1.具体化
2.疑問形
3.数字の挿入

タイトルワーク例

サービス紹介
↓
スライド資料作成代行サービス『プレゼンエージェント』について

貴社資料の問題点
↓
なぜ貴社の資料は伝わらないのか？

東京の歴史
↓
東京15区時代から23区へ

伝わらないことを前提に伝えるとは？

プレゼン資料のつくり方⑤各スライドの結論を決める

弊社ではパワーポイントのデザインサービスを10年以上行ってきましたが、その中で一番困るご依頼が何かといえば、何を伝えたいのか分からないスライドをデザインすることです。

その原因は様々ですが最もありがちなのは、ひとつのスライドの中に伝えたいことを詰め込みすぎていることです。

イメージとしては　↓　このようなスライドです。

それに対して次のスライドはどうでしょう？

つまり、どんなにつくりの良くないスライドであったとしても、結論さえ明示されていれば必要最低限のことは伝えることができるということです。

意図したように伝わらないことを前提にプレゼン資料をつくる。

つまり100伝えたからといって、100伝わるとは限らないという、極々当たり前の考え方です。

伝わる確率を少しでも高めるために最も伝えたい結論を明示することで、何も伝わらないよりは、ひとつだけでも伝える。

そして、ひとつだけでも伝われば、それがトリガーになって、より多くの理解を促すことができるようになります。

↓　このように結論だけを書いたスライドを使ってプレゼンすることもあります。

言葉を伝えるだけでは不十分な理由とは？

プレゼン資料のつくり方⑥タイトルと結論をコンテンツでつなぐ

伝えた言葉は受け取った相手によって意味が変わる。

つまり言葉が伝わっても、伝えたい内容が伝っているとは限らないということになります。

このように表現することによって、伝え手（私）の意図がより明確に感じられるのではないでしょうか？

これらのように、タイトルと結論をつなぐコンテンツを挿入することで、より伝わりやすいプレゼン資料を作成することが可能になります。

あいだをつなぐコンテンツをビジュアル化する必要性

タイトルと結論をつなぐコンテンツによって、プレゼンする側の意図を極力正確に伝えるというお話をさせていただきましたが、そのコンテンツはできるだけビジュアル化されていることが望ましいです。

よりも、

この方がわかりやすいです。

そのためパワーポイントの図解パターンなどを利用して、文章の図解を試みることが重要となります。

プレゼン資料にもTPOが必要？

プレゼン資料のつくり方⑦デザインの必要性を検討する

プレゼン資料も同様、飾る必要がある時とない時があるにも関わらず、それらを使い分けている人が少ないように思います。

デザインを自作する時は「削る・空ける・揃える」

↑　これが、

削って、空けて、揃えた結果、↑　このようになりました。

これくらいならば、どなたでも今すぐに取り入れることができるのではないでしょうか？

見やすくつくるという要件だけクリアできていれば、プレゼン資料のデザインとしては十分だと思います。

プレゼン資料のデザインは自分でやるべきか？

仮に同じスライドのデザインを弊社にご依頼いただければ、このようなデザインをご提案させていただくこともできます。

ホームページやパンフレットなどは外部の制作会社さんにコストをかけて発注するにも関わらず、同じ対外的な資料であるはずのプレゼン資料については、コストをかけずに自作して当たり前という会社が多いと思います。

なぜでしょう？

自作したプレゼン資料には目に見える外注費は発生しませんが、

○伝えられるものが伝わらないコスト
○苦手なものに時間を費やすコスト
○時間をかけるべき部分に集中できないコスト

など

目に見えないコストが多分に含まれているのも、また事実なのではないかと思います。