プレゼン資料のつくり方③
伝えたいことを一言でまとめてみる

30秒のパワポ動画で記事を要約

とにかく一言でまとめる

パワーポイントの制作サービスを行う弊社では「プレゼン資料をつくるのが苦手」というお悩みを聞く機会が多いのですが、お話をよく聴いてみるとプレゼン資料がつくれないのではなく、そもそも「プレゼンする内容が決まっていない」ということがあります。

「銀行に提出しなければならないので、事業計画書をつくる必要があります」

「わかりました。それで、どのような事業計画なのでしょうか？」

「それはまだ決まっていません」

「……」

というような感じです。

「さすがにそこまでは……」と思われる方が多いと思いますが、プレゼン資料づくりがなかなか進まないという人がいま一度、確認すべきことは、伝えたい内容で悩んでいるのか、伝え方で悩んでいるのかという部分です。

上記の事業計画書の例でいえば、事業計画が本当に決まっていないのか、それともただうまく言語化できないのか、どちらなのかということです。

当然、前者であればプレゼン資料をつくるのは不可能です。伝えたいことが無いまたは、分からないということになりますので。

ただ、後者なのであればそれを確認する方法があります。

プレゼンの結論として伝えたいことを一言でまとめてみることです。

その可能性もありますが、一言ですらまとめられないということになると、プレゼン資料をつくること自体が難しいという結論になりますので、別の人に頼むとか、他のアクションを検討する選択肢がでてくると思います。

また、頭の中であーでもない、こーでもないと思い悩んでいることを紙などに書き出すと、考えが整理されていくという経験をお持ちの方も多いと思いますが「まず一言にまとめる」という目標を設定することで、資料をつくりはじめるキッカケを得ることができます。

心理学者クレペリンが提唱した「作業興奮」のようなもので、小さく始めることが重要です。

まず一言でまとめる、もう一つの効果

プレゼン資料をつくり始めるにあたり、まず一言でまとめるもうひとつの効果はプレゼン内容を客観視できることです。

例えば、次のようにまとめられたプレゼンを聞いてみたいと思うでしょうか？

・伝わるプレゼン資料のつくり方

・ラインの省人化を行うことで、大幅なコストカットを実現します。

・求める人材を採用するためには適切な戦略設計と工程を経る必要があり、それをマネジメントしていく能力が不可欠です。

上記3つのまとめに共通する点は「特色が無い」ことです。

プレゼンにおいて重要になってくるポイントのひとつに「他と何が違うのか？」つまり差別化要因があげられますが、一言にまとめた段階でそれが表現されていないと、いくらページを割いて説明しても表現することは難しく、結局「他とあまり変わらないね」という印象を与えかねません。

そうだと思います。ただ、抽象化したからといって特色をだせないわけではありません。

例えば、

・伝わらないことを前提に伝えるプレゼン資料のつくり方

これならいかがでしょうか？

「牛乳の栄養効果」なら聞きたいと思う人は少ないと思いますが、「黒い牛乳の栄養効果」なら興味をもつ人が増えるのではないでしょうか？

つまり、プレゼン内容が特徴的なら、短い文でもそれを表現することは可能だということになります。

逆にどう表現しても特徴的にならないようであれば、資料をつくる前にプレゼン内容を見直す必要があるかもしれません。

相手に聞いてもらう価値がある提案なのかどうかを見極めるために、まずは一言でまとめてみることで、これまでとは違った視点で資料づくりを行っていくことができるようになります。

プレゼン内容の価値は相対的である

特色が必要であるとお伝えしましたが、それは画期的とか、他には無いとか、斬新であるということを意味しているのではありません。

プレゼン資料のつくり方をはじめて探す人にとってみれば、

・伝わるプレゼン資料のつくり方

という、情報にも価値があることになります。

つまり、プレゼン内容の価値は相対的であるということです。

それを見極めるために重要なのが前回お伝えした「誰に」を事前に定義することです。

「誰に」「何を」の定義をないがしろにしてしまうと、プレゼン資料づくりがより困難なものになってしまいます。