分かりやすいプレゼン資料を
作成するためにすべきこと

要するに何を伝えたいのか主張を一言でまとめてみる

パワーポイントの制作サービスを行う弊社では「資料をつくるのが苦手」というお悩みを聞く機会が多いのですが、お話をよく聴いてみると資料がつくれないのではなく、そもそも「プレゼンする内容が決まっていない」ということがあります。

「銀行に提出しなければならないので、事業計画書をつくる必要があります」

「わかりました。それで、どのような事業計画なのでしょうか？」

「それはまだ決まっていません」

「……」

というような感じです。

「さすがにそこまでは……」と思われる方が多いと思いますが、プレゼン資料づくりがなかなか進まないという人がいま一度、確認すべきことは、伝えたい内容で悩んでいるのか、伝え方で悩んでいるのかという部分です。

上記の事業計画書の例でいえば、事業計画が本当に決まっていないのか、それともただうまく言語化できないのか、どちらなのかということです。

当然、前者であればプレゼン資料をつくるのは不可能です。

伝えたいことが無いまたは、分からないということになりますので。

ただ、後者なのであればそれを確認する方法があります。

プレゼンすることによって、要するに伝えたいことを一言でまとめてみることです。

その可能性もありますが、一言ですらまとめられないということになると、プレゼン資料をつくること自体が難しいという結論になりますので、別の人に頼むとか、他のアクションを検討する選択肢がでてくると思います。

また、頭の中であーでもない、こーでもないと思い悩んでいることを紙などに書き出すと、考えが整理されていくという経験をお持ちの方も多いと思いますが「まず一言にまとめる」という目標を設定することで、資料をつくりはじめるキッカケを得ることができます。

心理学者クレペリンが提唱した「作業興奮」のようなもので、小さく始めることが重要です。

まず一言でまとめる、もう一つの効果

プレゼン資料をつくり始めるにあたり、まず主張をまとめるもうひとつの効果はプレゼン内容を客観視できることです。

例えば、次のように主張がまとめられたプレゼンを聞いてみたいと思うでしょうか？

・お客様の声を真摯に受け止め顧客満足を追求する

・「ヒト・モノ・カネ」の経営資源を有効活用するお手伝いいたします。

・働き方改革を推進し生産性を向上させる

上記3つの主張に共通する点は無難すぎて「捉えどころが無い」ことです。

プレゼンにおいて重要になってくるポイントのひとつに「他と何が違うのか？」つまり差別化要因があげられます。

主張を一言にまとめた段階でそれが表現されていないと、いくらページを割いて説明しても表現することは難しく、結局「他とあまり変わらないね」という印象をプレゼン相手に与えかねません。

その印象が分かりにくさにつながっていきます。

たしかにそうです。

だからといって違いを表現できないわけではありません。

例えば、

・今必要なのは部下の話を極力「聞かない」チームマネジメントです

・今後の営業チームは「売る」のをやめてお客様から「不便」を買い取りましょう

・完璧な計画をつくって喜ぶチームは解散すべき

このような主張ならいかがでしょうか？

おそらくお二人のように感じる人が多いと思います。

「今必要なのは部下の話を極力聞かないチームマネジメントです」の場合、事務的に部下の話を聞くのではなく積極的に聴き、本気で訊く（訊ねる）ことが、これから求められるチームマネジメントですなどと話を展開することができます。

「今後の営業チームは売るのをやめてお客様から「不便」を買い取りましょう」の場合、これからはどれだけ売ったかと考えるのではなくお客様の不便をどれだけ買い取ることができたか（解決できたか）という、より大きな視点でとらえることで営業するモチベーションを高めるようにしましょうなどと話を展開できます。

「完璧な計画をつくって喜ぶチームは解散すべき」の場合、完璧は実行の敵であり行動することが二の次になってしまうため、まずは試してフィードバックを集めることに注力していきましょうなどと話を展開できます。

このように、プレゼンしようと思っている内容が特徴的なら、それを短い言葉でまとめても表現することは可能だということです。

逆にどう表現しても特徴的にならないようであれば、資料をつくる前にプレゼンしようと思っている内容を見直す必要があるかもしれません。

相手に聞いてもらう価値がある提案なのかどうかを見極めるために、まずは要するに伝えたいことを主張として一言でまとめてみる。

そうすることで、これまでとは違った視点で分かりやすい資料づくりを行っていくことができるようになります。

プレゼン内容の価値は相対的である

プレゼンを分かりやすくするなら違いが必要であるとお伝えしましたが、それは画期的とか、他には無いとか、斬新であるということを意味しているのではありません。

プレゼン相手次第では無難すぎて捉えどころがない主張でも、それを必要としている人もいます。

例えば先ほどあげた、

・働き方改革を推進し生産性を向上させる

という無難で当たり障りのない主張も、令和なのにといいたくなるようなブラック企業に提案する場合は、十分価値のある主張といえます。

つまり、プレゼン内容の価値は相対的であるということです。

それを見極めるために重要なのがプレゼン相手は誰なのかを明確化することです。

「誰に」をないがしろにしてしまうと、プレゼン資料づくりがより困難なものになり分かりにくいプレゼンを生み出す原因となります。

少なくともプレゼンする本人は伝える価値があると思える主張に落とし込むことが、プレゼンを分かりやすくする重要な要素となっていきます。

分かりにくい資料は意図的につくられている？

ここまで分かりやすいプレゼン資料をつくるために、プレゼンすることによって結局何を伝えたいかを、主張として明確化する重要性をお伝えしてきました。

ただ、誰もが相手のためになる分かりやすい資料をつくりたいと考えているようでいて、実はそうではないという現実がビジネスの現場にはあります。

そう考えるのが普通ですよね。

つまり、分かりにくい資料は、スキルや知識が不足することによって結果的に分かりづらくなってしまうと。

しかし、資料作成代行の現場にいる私の経験として間違いなくいえるのはそれは一部の理由にすぎません。

そうです。

ほんの一部です。

一言でその理由を申し上げれば、分かりにくい資料の方がビジネスの現場では都合が良い場合も多いということです。