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部下の資料を添削する際に
チェックすべき5つのポイント

添削すべき5つのポイント

資料作成代行サービスを10年以上行ってきた弊社が考える、部下から提出されたプレゼン資料を添削するうえでチェックすべきポイントを5つご紹介します。

1.資料を見る人を想定できているか?

2.ページあたりの情報量が多すぎないか?

3.主張が明確か?

4.情報の羅列になっていないか?

5.デザインに統一感があるか?

以上、5つが主に指摘すべきポイントとなります。

詳細は下記の記事をご覧いただければと思いますが、分かりにくい、改善すべき資料には共通の特徴があります。

本当に部下は資料作成が下手なのか?

資料の作成代行を行う弊社には、「社内でつくらせても良くならないのでプロの方にお願いしようと思って……」というような、ご相談をいただくことが多々あります。

部下がつくった資料が「良くならない」「下手」ということは、「良い資料」「上手な資料」とはどういうものかというイメージをお持ちだからこそ、それとの差分が生じ、その差が社内では埋められないということなのだと思います。

では、上司であるご自身が『良い資料とはこういうものだ』ということを、部下に対して明確に示しているでしょうか?

当然ながら、目標が定まらなければ現状との差がいつまでたっても分からないということになります。

部下の視点に立てば、

なぜ上司はそのような指摘をしてくるのか?

そもそもなぜ資料をつくる必要があるのか?

など、

修正する意味や、そもそも資料をつくる目的を理解できないまま、ただ闇雲に言われ事をこなす状態になってしまいます。

そういった部下に対して「指摘した修正しかしてこない」「資料づくりが下手な部下」という印象をもってしまいがちです。

そういった評価を下す前に、目標とする良い資料を明確に示せているかを確認する必要があります。

『資料づくり 無駄』とかのキーワードで検索する人多いよな

指摘する内容に一貫性をもたせる

人材マネジメントにおいて重要とされることに『適応性』と『一貫性』があります。

部下は『なぜ今、必要なのか』が理解でき、『何のためにやらされているのか』が分かれば、モチベーションを高めて仕事を行うことができます。

資料を添削するうえで特に重要なのが一貫性です。

指摘する内容に一貫性がなければ「上司の思いつきで振り回されている」という感覚に陥り、モチベーションの低下につながってしまいます。

後出しされるのが一番、下がるよね

部下に正当な指摘であると思わせるためには、上司自身がどのような資料をゴールとして想定しているのかを、始めから終わりまで首尾一貫して伝えていく必要があります。

そのために、上記でご紹介した5つのポイントのように添削する基準を自分の中で決めて、それを部下に対して示していくことが重要です。

こうすることで、あの上司は必ずこの部分を指摘してくるという評判ができあがり、それを聞いた部下が事前に対策してくるようになります。

対して、指摘するポイントが毎回思いつきのように異なれば、聞いてみなければ分からないということになり、都度、添削する手間が生じます。

事前に説明するのは手間がかかる?

っていっても事前に説明するよりも
出てきたものに修正指示を入れる方が楽なんだよな

それに関しては、事前のコストと事後のコストを天秤にかけて、後者の方が小さいということであれば、その選択も有効だと思います。

ちなみに事後のコストとして考えられるものをピックアップすると、

・逐一指摘する手間

・互いに不信感が増大し部下との関係が悪化

・部下のモチベーションが低下

・任せられないことによる自身の負担増

・部下の成長鈍化による組織力の低下

などがあげられます。

後々まで引きずる感じね

このような点を考慮すると、教育投資として割り切るつもりで、事前のコストを惜しむべきではないのかもしれません。

また、そのようなコストを考慮する場合、外注化する方がより安価な場合もあります。

資料のデザインはどのように添削すれば良いのか?

はじめにご紹介した『添削すべき5つのポイント』について研修などを通じて説明させていただくと、1~4はともかく、デザインをどのように添削すればいいのか、とのご質問をよくいただきます。

その理由をお伺いすると、上司である自分自身がデザイナーではないし、知っているデザイン知識も聞きかじりのものが多く、具体的にうまく伝えられないというようなお話をいただきます。

結局、自分の主観で良い悪いってなっちゃうんだよな

たしかにそのとおりですね。

誰もが納得する絶対的に良いデザインというものは存在しないため、どうしても相対的な判断になってしまい、伝え方が曖昧になりがちです。

しかし、一般的な資料のデザインに限っていえば絶対的な判断基準が存在します。

それは、『見やすい』ことです。

それって当たり前すぎない?

そうなんですが、その当たり前を実践できていない資料が多いのも事実です。

例えば、次のスライドをご覧ください。



このスライドは見やすさよりも、伝えたいことを優先してつくられたスライドです。

伝えたいことを入れていった結果、こうなりました的なやつね

そして、少しでも見やすくするために色で強調したり、画像やグラフを挿入していますが、逆に見づらくなってしまっています。

つまり、見やすい資料をつくるという『当たり前』が、プライオリティとして下位に位置づけられ、蔑ろにされた資料といえます。

先ほど、デザインを添削するのが難しいというお悩みをいただくことをご紹介しましたが、その原因の多くは、添削者である上司自身がデザインをより複雑なものと認識し、ハードルを上げてしまっている可能性が高いと思われます。

一般的な資料は別に、スタイリッシュである必要はないですし、シンプルで洗練された印象を与える必要も、モダンで高級感のある印象に仕上げる必要もありません。

それらは、そうであれば望ましいプラスαの要件であり、一般的な資料に求められるデザインの必要最低要件は『見やすいこと』ただそれだけです。

そして、見やすいデザインにするという一貫性のある添削基準を設定すれば、指摘すべきポイントが明らかになります。

見やすければそれだけで統一感が感じられるしね

見やすいデザインにするために添削すべきポイントとは?

資料を見やすいデザインにするためにチェックすべきポイントは、次の3つです。

1.記載されている長文は資料を見る人にとって必要なものか?

2.あえて記載する必要の無い情報がないか?

3.各スライド内に十分なスペースが確保されているか?

詳細は下記の記事をご覧いただければと思いますが、資料を見やすくするためには、適切なスペースを確保する必要があります。

そして、適切なスペースを確保することは、デザイン的なメリットをもたらすだけではなく、資料を見る人の理解度を高める効果も得られます。

実際の添削事例は下記の記事をご確認ください。