細かい上司にダメ出しされにくい
プレゼン資料の作成方法とは？

資料を作成する回数ではなく、修正する回数を減らす

資料作成代行サービスを行う弊社では『資料作成ばかりの非生産的な状況を改善したい』というようなお悩みをお客様からいただくことがあります。

特に大きな企業の場合、業務が細分化されているので、どうしても報告書などの資料をつくる機会が多くなりがちです。

必要最低限ということであれば誰もが納得して資料づくりを行うことができますが、そうなっていない現状があるからこそ、多くの人が『無駄な資料づくりをさせられている』という感覚に陥るのだと思います。

では、『無駄な資料』と『必要な資料』の違いは何かといえば、資料を見る人と、つくる人、双方が作成する意味を理解できているかどうかということなります。

つまり、『適応性』が感じられるかどうかが重要なポイントになります。

要するに、『なぜ今それをやる必要があるのか』を理解できるかどうかということなります。

資料づくりに関わる当事者全員が、なぜ今資料をつくる必要があるのか？を感じることができれば、無駄な資料を作らされているという感覚に陥ることが少なくなります。

たしかにそういった側面もあるかと思いますので、後輩や部下の立場から資料の必要性を議論することが難しい場合もあります。

しかし、資料づくりの工数を減らすことについては、どのような組織でも議論の余地があるのではないかと思います。

つまり、資料そのものを作成する回数を減らすのではなく、資料を修正する回数を減らすことで、資料作成にかける総時間を削減していくことは、どのような組織でも可能です。

そもそも『良い資料とは何か？』を上司と事前に共有

たしかにその通りなのですが、資料作成を行うプロセスを見直すことで改善できる部分が多くあります。

そのひとつの方法として考えられるのが、『良い資料とは何か？』を上司と事前に共有することです。

このプロセスがなぜ重要かといえば、もし目標となる『良い資料』のイメージを事前に共有できなければ、何が良いのか、悪いのか、判断基準が曖昧になってしまいます。

そして、基準が曖昧なままだと、上司の思いつきや気分次第で修正指示が行われているような錯覚に陥ってしまいます。

また、上司がイメージする良い資料と、資料をつくる人がイメージする良い資料が一致しなければ、平行線を辿り続けることになります。

当然ながら、平行線は常に差分を生み出し続けることになりますので、修正回数が増えることになり、資料作成により多くの時間を費やすことにつながってしまいます。

結果、上司との間にハレーションが生まれ、上司からするといつまでたっても期待した資料ができあがってこないということになり、資料を作成する側からすると、意味が感じられない修正を延々とやらされている感覚に陥ることになってしまいます。

この問題を回避するためにも、上司と事前に『良い資料とは何か？』を定義してから、資料作成を始める必要があります。

上司と事前に目標を共有できない場合の対処法とは？

たしかに、ルールや目標を事前に決めたがらない上司は一定数存在すると思います。

そのような上司の心理として考えられるものをピックアップすると、次のようなものがあります。

柔軟性を保ちたい：
事前にゴールを設定してしまうと、上司自身が目標に縛られてしまい、柔軟に対応することが難しくなってしまう。

目標設定に自信が無い：
何が良い資料であるか上司自身が明確に認識できていないため、目標を具体化することを躊躇ってしまう。

単に面倒くさい：
現状維持バイアスが影響し、現状のやり方を変えるよりも、現状を維持した方が楽だと感じてしまう。

など、

要するに、上司の立場からすると提出された資料に対して、その都度、思いつきで修正指示を行う方が楽ということがいえます。

ただ、このような状況は先述したとおり、資料を作らせる側（上司）、資料を作る側（部下・後輩）の両者にとって、デメリットが多いのも事実です。

そういった意味で、事前に話し合いの場を設けることが理想ですが、それが難しい場合は、修正指示の一貫性に着目します。

そうすることで、指示される内容がその場その場の思いつきなのか、目的や目標があった上での指示なのかが明らかになります。

もし、一貫性を欠く修正指示なのであれば、そのことを指摘することで、建設的な議論をする余地が生まれます。

解釈や意見の相違が修正されていけば、自ずと目指す方向性が一致してくるので、結果的に修正にかかる工数が減ることにつながります。

良い資料の定義を作成する側から提案する

上司から目標となる良い資料の定義が示されない場合、資料を作成する側（後輩や部下の立場）から提案していくことも、ひとつの方法として考えられます。

つまり、こういう資料を目指して作りますけどよろしいですか？と事前に確認を行ってから資料作成を行うイメージです。

このように、事前に同意を取り付け、資料作成の方向性に枷（かせ）をはめることで、修正の振れ幅を限定させることが可能になります。

例えば、資料作成代行サービスを行う弊社がオススメする、良いプレゼン資料の5つのポイントは下記となります。

1.資料を見る人を想定できている

2.ページあたりの情報量が多すぎない

3.主張が明確

4.情報の羅列になっていない

5.デザインに統一感がある

詳細は下記の記事をご覧いただければと思いますが、分かりにくい、改善すべき資料には共通の特徴があります。

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分かりにくい資料の5つの特徴と改善策

このように、資料を確認する上司と資料を作成する人が同じ基準を共有することで、より建設的な資料作成を行うことが可能になります。

そのとおりです。

例えば、『ページあたりの情報量が多すぎない』について、多い少ないの感覚的な部分を調整すれば済むことになり、『主張が明確』については、何をメインにしてプレゼンするかを調整すれば済むことになります。

このような枠組みがあるだけで格段に資料の作成効率を上げることが可能になります。

相性の合わない上司に今後も浪費し続けるのか？

コミュニケーションツールの導入や、資料作成の外注化を駆使するなど、過去に比べ資料を作成する機会が減っている組織も多いと思います。

しかし、そのような環境化においても、ビジネスパーソンの多くは資料作成に多くの時間を費やしている現状があるかと思います。

上司が納得する資料をつくることは、ヒエラルキーのある組織に勤める者として逃れようのない定めといえます。

しかしながら、毎日食べる食事が自分の好みに合わなかった場合、不幸を助長するように、多くの時間を費やすことになる資料作成の相性が上司と合わない場合、自分の仕事のパフォーマンスの低下や、モチベーションの減少につながってしまいます。

つまり、フィードバックの相性が上司との相性ということがいえます。

上記でご紹介した方法などを試しても、状況が改善されない場合は、転属や転職などを視野にいれる必要があるかもしれません。

人が持つ創造力や集中力などの認知リソースは、有限で貴重な資源です。

その貴重な資源を相性の合わない上司に費やすよりも、新しい環境でもっと生産的な仕事に費やす方が有益となる場合もあります。