プレゼン資料の役割とは？
無くても構わないって本当？

プレゼン資料は話を補足するための補助ツール

はじめから結論めいたお話となりますが、「プレゼン資料は話を補足するための補助ツールである」ということです。

「補助」である以上、無くてもプレゼンは成立するということになります。

思い出していただきたいのですが、例えばパートナーに何かをお願いする時に、プレゼン資料を用意してプレゼンしたことはありますか？

おそらく、そのような経験をしたことがある方は少ないと思います。

たしかにそうですね。

では、皆さんがこれまで受けてきた仕事のすべてはプレゼン資料を使ってプレゼンしたから受注できたのでしょうか？

それはつまり、資料が無いからプレゼンできないというわけではないということです。

プレゼンの目的を「相手の態度を変えて、こちらが望む行動を促す」と定めるならば、プレゼンするうえで資料の有無は関係がないということになります。

実際、弊社も19年以上営業してきましたが、プレゼン資料を使って受注した仕事の方が少ないくらいです。

それにも関わらず、お客様との打ち合わせだから、社内会議があるからなど、一般的にプレゼン資料が必要とされているシチュエーションだから、資料をつくらなければならないと考え、プレゼン資料をつくること、そのものを目的化している場合が非常に多いです。

ですよね。

ただ「プレゼン資料は絶対、必要なわけではない。ただの補助ツール」という考え方をもってつくると、つくり方が大きく変わることになります。

ひとつ例をあげれば、文字だらけのプレゼン資料を一言一句、読み上げながらプレゼンしている人です。

プレゼンに不慣れな方に特に多い印象ですが、これはプレゼン資料が補助というよりもメインになっていて、書いてあることを読み上げることに注力しているようなイメージです。

「プレゼン資料は話を補足するための補助ツールである」という前提にたてば、文字だらけの資料というつくりにはならないはずです。

話す内容を視覚的にフォローすることができれば、長文はほとんど必要ないからです。

プレゼン資料の中には、話を補足するために必要最低限なことが記載されているべきであり、このルールだけでも守られていれば、デザインをほとんど意識しなくても、とても見やすい資料になります。

用途に応じて資料のつくり方を変える

パワーポイントで資料をつくる場合、主に読んでもらうことを前提に資料をつくるのか、主に見てもらうことを前提につくるのかによって、資料のつくりが大きく変わります。

当然ながら、話を補足するための補助ツールであるプレゼン資料は「主に見てもらうこと」を前提に作成していきます。

研修などでこのお話をさせていただくと、そのようなお話をいただくことが多いのですが、

プレゼン資料を読み返すほど暇な担当者は皆無。

とお答しております。

つまり、パラパラ「見返す」ことはあっても「読み返す」ことは稀だということです。

皆さんがプレゼンを「される側」になった時のことを思いだしてください。

もらった資料をプレゼン後に読み込んだことがあるでしょうか？

そもそも、後で資料を読み返したいと思わせるほどのプレゼンだったのであれば、大変うまくいったということになりますので、資料のつくりは現状のままで問題ないということになります。

「見せる資料」「読んでもらう資料」それぞれの資料にはそれぞれの役割がありますが、これらを一緒くたにしてしまっている場合が非常に多いです。

例えばボールがあれば、ドッチボールもバスケットもサッカーもできるので、とりあえずバスケットボールを用意しようという人はいないはずです。

汎用的な資料は提案する側にとっては都合が良いですが、聞く側にとっては不要な情報が多くなりがちで不都合な場合が多いです。

ボールと同じようにそれぞれの目的にあった資料を用意することで、相手の理解をより深めることができるようになります。