【プレゼンのコツ】
資料作成代行会社の失敗しない使い方

何をしてもらいたいか要望を明確にする

プレゼンをより良いものにするために外部リソースを使ってウイークポイントを補うこともひとつの手段になるかと思います。

たとえば、ラーメン屋さんやパン屋さんなど、全国にそれぞれ数万軒は存在するはずですが、通いやすい距離にあって、自分の好みに合うという条件を付加すると1〜2軒に絞られるのではないかと思います。

パワーポイント資料作成代行サービスも同様、検索するとたくさん出てくる印象ですが、自分の要望を満たすことができるサービスはそれほど多くないのではないかと思います。

そのため、どんな会社があるか？と探しはじめる前に、何をしてもらいたいかを明確にする必要があります。

パワーポイントの作業を代行してもらいたいだけなのに、デザイン品質の高い会社に依頼しても宝の持ち腐れになってしまいます。

逆にしっかりしたプレゼンのシナリオ設計をしてもらいたいのに、コストの安さで選んでしまうと外注化した目的が果たされなくなってしまいます。

弊社の10年以上の経験からいえることですが、資料の作成代行サービスを使う目的は次の5つに集約できるのではないかと思います。

1.パワーポイントでの作業そのものを代行してもらいたい

2.デザインをより良いものにしたい

3.目的を伝えるだけでゼロから資料をつくってもらいたい

4.現状のプレゼンをコンサルベースで改善してもらいたい

5.とにかく要望通り忠実に作業してもらいたい


問い合わせる段階で自分が1〜5のどれを望んでいるかを伝えれば、ミスマッチを防ぐことが可能になるかと思います。

自分にとって良い資料とは何かを定義する

要望の次に明確化すべきことは、自分の考える「良い資料」とはなにかを定義することです。

なぜなら、自分が考える良い資料と制作会社が考える良い資料が一致しない場合、

「なぜ希望通りにならない」

とか

「なぜそんな提案をするのか」

など、

両者の認識が乖離したまま制作が進行することになってしまいます。

そのため、自分は「こういう資料が良い資料だと思っている」ということを、制作会社に伝える必要がありますが、例えばお二人が考える良い資料の必要最低限の条件はなんだと思いますか？

それはどちらかといえば必要条件というよりも十分条件ではないでしょうか？

たしかに結果がだせる＝良い資料だと思いますが、資料の出来不出来だけで期待した結果をだすのは難しいと思いますし、そもそも制作を進める条件としては曖昧すぎると思います。

そうです。

つまり、内容が伝わりやすいということです。

立場によって良い資料を様々な形で定義することができますが、どんな良い資料にも共通する条件は「分かりやすい」ことです。

おそらく資料を極力分かりやすくすることを否定する人は存在しないのではないかと思います。

しかし、総論としては賛成が得られるであろうこの「内容が伝わりやすい」という条件が、各論に落とし込まれると様相が一変し、つくる人の立場によって優先すべき条件が様々な形で存在します。

たとえば、

伝えたいことが網羅されている資料

上司が納得する資料

担当者の好みのみでつくられた資料

他と同じような資料（前例踏襲）

などが経験的によくあるパターンなのですが、

これらに共通する点は、

「内容が伝わりやすい」ということよりも優先すべき条件が存在し、その条件にもとづいて資料が制作されるという点です。
（例：現状のままの方が見やすいのに、もっと文章を追加しないと上司が納得しないので　など）

もちろん決定権者が「内容が伝わりやすい」ことを優先して制作していれば問題ないのですが、それ以外の条件が優先されてしまうと、良い資料からどんどん遠ざかってしまいます。

結果、「内容が伝わりやすい」ということが、ないがしろにされた資料が意図しないまま制作されることになってしまいます。

これらのことから、「自分にとって良い資料とは何か？」を定義し、それを事前に希望として伝えることができれば、資料制作サービス会社とのコミュニケーションロスがを少なくなると思います。

そして、会社など組織でつくる場合は「良い資料とは何か？」について、決定権者全員で事前にコンセンサスをつくることが重要です。

そうしなければ、担当者が自分の好みでつくったはいいものの、社内の了解を得られないという事態が発生することになってしまいます。

こんなに安い営業効率化手段は他にない？

単純に資料作成会社に任せてみてはいかがでしょうか？

ボリュームが多すぎる場合は別ですが、どこの会社に依頼しても概ね、数十万円くらいで制作が可能かと思います。

しかも、サブスクリプションなどとは異なり、スポットで1回限りです。

通常、営業を強化する場合、新しい人材を雇い入れたり、サブスク的に費用が発生するツールを導入することが多いと思いますが、営業資料のリニューアルだけならコスト（リスク）を限りなく抑えることができます。

そうすることによって少しでも営業が効率化されるのであれば、コストパフォーマンスに優れた投資といえるのではないでしょうか？

たしかに自社のスタッフで営業資料を作成すれば、直接的な外注コストは発生しませんが、

○伝えられるものが伝わらないコスト
○苦手なものに時間を費やすコスト
○時間をかけるべき部分に集中できないコスト

など

目に見えないコストが、多分に含まれているのも、また事実なのではないかと思います。