パワーポイント資料作成をプロの技で効率化し
無駄を削減する時短術
記事の内容
まずは自分のパワポ作業にどのくらい無駄があるのかをチェック
そりゃぁ効率化したいとは思うけど…
実際どのくらい時短につながるんだろう？
たしかに「プロの技で効率化」といわれても、漠然としすぎていて実際はどうなんだろうと思っちゃいますよね。
そこでセルフチェックを行うために簡単なテストをしてみたいと思います。
そのテストとは下記のアイコンを時間を計りながらパワーポイントでつくることです。
ビルのアイコンとなんの関係があんの？
こういった単純なアイコンをつくる場合でも、図形の挿入、整列、複製、色の変更などパワーポイントの基本操作が詰まっています。
つまり、このビルのアイコンをつくるプロセスに無駄があるということは普段パワーポイント資料を作成する時に無駄が生じているということになります。
なるほどね。普段の操作がそのまま反映されるわけね
そういうことになります。
いわば、アイコンが資料の縮図ということになります。
そのため、まずは私が実際に制作しているところを動画を再生してご確認ください。
改善すべき余地がもうちょっとありそうですが、実務的にはこのくらいの速さでできれば十分だと思います。
ご覧いただいたようにつくり方は正方形を組み合わせるだけで簡単にできますので、実際に時間を計りながら制作してみてください。
そして、「皆さんが制作に費やした時間」から「今ご覧いただいた時間」を引けば、それが皆さんのパワーポイント作業を効率化できる余地ということになります。
別の言い方をすれば、差があればあるほど普段のパワーポイント資料づくりに無駄が生じているということになります。
7分40秒もかかちゃった
俺はパシフィスタだから無駄な争いを好まない
ちょっとした操作の無駄が「チリツモ」となって膨大な時間を失う
各操作の差は微々たるものであっても、それが積み重なることで膨大な時間を失うことになります。
もし時間を失わずに済めば、やるべきコア業務にもっと多くの時間を費やすことができたり、プライベートを充実させたりすることもできます。
資料づくりさえ無ければって時、多いよね
特に会社などの組織に所属していれば、自分がつくりたい資料をつくることよりも、「つくらされる」ことの方が多い場合もあります。
なんで会社って目的不明な資料を
あんなにつくらせるんだろうな？
会社なりに目的があるからということになるのだと思いますが、その目的がうまく共有できていない場合も多いです。
とにかく、やらなきゃいけないからやるわけですが、そんな資料とは1秒でも早くおさらばするべきであり、パワーポイントの効率化スキルはそういった場合にも役立ちます。
なんかネガティブ
この場合は「リアル」と言っていただいた方が適切だと思います。
望む資料でも、望まない資料でも、同じものをつくるなら時間が短いに越したことはありません。
そして、現代のビジネスパーソンの中に時間を持て余している人は皆無なはずです。
少しでも効率化して時間を削減できる余地があるのであれば、できるだけ早く現状のやり方を変える必要があります。
なぜ慣れ親しんだ操作を変えられないのか？
自分のやり方がベストだとは思ってねーけど…
現状のやり方を変えるのってスゴイめんどう
普通、そういうものですよね。
どんなに非効率であったとしても望む結果にたどり着けるのであれば、現状のやり方を変えようとは思いません。
これは行動経済学などでも証明されています。
有名なものだと「現状維持バイアス」があります。
人間の脳は、変化を「リスク」と捉え、無意識に「今のまま」を維持しようとする強力な防衛本能を持っています。
脳が「新しい操作＝疲れるから危険！」とブレーキをかけるようなイメージです。
特に、新しい操作を覚える段階で一時的に生産性が落ちてしまうことに、多くの人は躊躇ってしまいます。
やっぱ普通にコピペを繰り返せばOKみたいな？
そんな感じです。
健康や美容に詳しい方であれば「好転反応」という言葉を、人事や経営に詳しい方であれば「Jカーブ効果」という言葉を聞いたことがある人も多いと思います。どちらにも共通する点をあえて単純化すれば「より良くなるために一時的に悪化する」ということです。
着手から改善までが「J」の形になってる
この一時的な悪化を受け入れられるかどうかによって、将来の健康やパフォーマンスなどに大きな違いを生み出すことになります。
PowerPoint操作も同様、慣れ親しんだ古いやり方を捨てる時、脳には一時的に大きな負荷がかかり、操作がもたつくことがあるかもしれません。
しかし、その段階をクリアすれば、多くの時間的余裕をつくりだすことが可能になります。
デトックスする時間を受け入れられるかどうかってことね
まさにそういうことです。
短期的な目の前の小さな利益に拘るか、中長期的な大きな利益に拘るか、どちらを選ぶかと言い換えることもできます。
パワーポイントの時短テクニックを「知るだけ」では意味がない？
じゃあ早速、ショトカとか教えて
お伝えするのは簡単なんですが、例えば、パワーポイントで役立つショートカットなどは、ネットで調べればいくらでも出てくると思います。
たしかに本や動画もたくさんあるよね
つまり、正しい情報は簡単にアクセスできるところにいくらでもあるわけです。
それにも関わらずパワーポイント操作を効率化することができないのはなぜかというと、知るだけでは役立つスキルにならないからです。
「しっかり読んだはずの本の内容が思い出せない」
「聞いた時は簡単だと思ったのにいざ実践しようとすると実践できない」
こういったことは多くの人が経験していることだと思います。
これらはつまり、知らないことも問題ですが、「知るだけ」でも意味が無いということになります。
インプットしたことをスキルとして使いこなすためにすべきことはそれをアウトプットすることです。
インプットした情報を繰り返し実践することではじめて普段使いできるスキルに変わります。
分かっただけで満足しちゃうことって多いかも
そうならないためにも、学んだ内容を実践する環境が必要ということになります。
パワーポイント作業を効率的にするコツはアイコン制作
そうはいってもパワポ資料をつくる機会は限られるし
実務ってなると慣れ親しんだ操作を優先しちゃうよね
そうですよね。
そこでパワーポイントでアイコンを制作することをオススメします。
先にもお伝えしたようにアイコンは資料の縮図であり、パワーポイントの基本操作が詰まっています。
資料を一枚完成させるのはそれなりの作業になりますので負荷が高く、時間がかかりますので、やるのを躊躇してしまいます。
まして、実務上の資料をつくるとなれば期限にも追われることになりますので、なかなか新しい方法を試すわけにもいきません。
それに対して、パワーポイントでアイコンをつくるのであれば、短ければ3分ほどで制作できてしまいます。
そして、実務とは異なるのでスキマ時間をつかって気軽にチャレンジすることができます。
アイコンをつくるプロセスで身につけた操作はそのまま普段の資料づくりに活かすことができるので、ご自身のパワーポイントスキルを向上させるための最適なワークとなります。
そのための講座をUdemyでご用意いたしました。
パワーポイント操作を効率化するためのポイントを学び、それをアイコン制作を通じて実践していただける構成となっています。
プレビュー動画をご確認いただければ講座の雰囲気をご確認いただけます。
